Cara Mengirim Email File PDF Otomatis Setelah Pengguna Mengisi Google Form

Sekarang, semua yang diperlukan telah kita persiapkan. Selanjutnya, mari kita terapkan langkah-langkahnya.

1. Buka Google Sheets, dan pastikan semua kolom terisi dengan benar
   Pastikan Google Sheest yang terhubung dengan Formulir sudah memiliki tabel yang benar, sesuai dengan hal-hal yang dibutuhkan. Misalnya, dalam kasus ini, kita membutuhkan alamat email, yang mana script akan mengirimkan email sesuai dengan isian ini.
   Sebagai contoh, pada kode ini:

     // Pastikan nama kolom email adalah "Email"
     if (info["Email"] && info["Email"][0]) {
       sendEmail(info["Email"][0], pdffile);
     } else {
       Logger.log("Email address not found.");
     }
   }

   Pastikan teks yang tertera pada Tabel Spreadsheets, memiliki kolom dengan judul "Email" (huruf besar dan kecil mempengaruhi).
2. Buka Google AppScript & Tambahkan Script
   Berada di Google Sheets, buka menu Ekstensi → Apps Script. Lihat gambar berikut:

   

3. Tempelekan Script pada file kode.gs
   Tempelkan script yang dibutuhkan, pada file kode.gs. Script yang dibutuhkan, yakni berikut ini:

     
   function afterFormSubmit(e) {
     const info = e.namedValues;
     const pdffile = pdfgenerate(info);
     const entryRow = e.range.getRow();
     const ws = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Form Responses 1"); // Ganti dengan nama sheet Anda
     ws.getRange(entryRow, 2).setValue(pdffile.getUrl()); // Ganti 2 dengan kolom yang sesuai untuk menyimpan link PDF
     
     // Pastikan nama kolom email adalah "Email"
     if (info["Email"] && info["Email"][0]) {
       sendEmail(info["Email"][0], pdffile);
     } else {
       Logger.log("Email address not found.");
     }
   }
   
   // Pesan untuk saat kirim email
   function sendEmail(email, pdffile) {
     GmailApp.sendEmail(email, "Terimakasih Telah Mengisi Tracer Study", "Terimakasih atas kesempatan yang Anda berikan untuk mengisi instrumen Tracer Study. Ucapan terimakasih terlampir.", {
       name: "STAI UISU Pematangsiantar",
       attachments: [pdffile]
     });
   }
   
   function pdfgenerate(info) {
     const pdffolder = DriveApp.getFolderById("ID_FOLDER_PDF"); // Ganti dengan ID folder PDF Anda
     const tempfolder = DriveApp.getFolderById("ID_FOLDER_SEMENTARA"); // Ganti dengan ID folder sementara Anda
     const templetdocs = DriveApp.getFileById("ID_FILE_TEMPLATE"); // Ganti dengan ID template dokumen Google Slides Anda
     const templetebaru = templetdocs.makeCopy(tempfolder);
   
     const bukappt = SlidesApp.openById(templetebaru.getId());
     bukappt.replaceAllText("{{Nama}}", info["Nama"][0]);
     bukappt.replaceAllText("{{Tahun Lulus}}", info["Tahun Lulus"][0]);
     bukappt.replaceAllText("{{Program Studi}}", info["Program Studi"][0]);
     bukappt.replaceAllText("{{NPM}}", info["NPM"][0]);
     bukappt.saveAndClose();
   
     const blobpdf = templetebaru.getAs(MimeType.PDF);
     const pdffile = pdffolder.createFile(blobpdf).setName(info["Nama"][0]);
   
     DriveApp.getFilesByName(templetebaru.getName()).next().setTrashed(true);
   
     return pdffile;
   }
     
   

   Hasil akhir setelah script ditempelkan, akan terlihat seperti gambar berikut:

   

   Yang harus disesuaikan dalam kode ini hanya:

   • Form Responses 1 Ganti sesuai nama Sheets Anda
   • ID_FOLDER_PDF Ganti dengan ID Folder PDF
   • ID_FOLDER_SEMENTARA Ganti dengan ID Folder Sementara
   • ID_FILE_TEMPLATE Ganti dengan ID File Template
   Setelah semuanya diatur, Simpan untuk menyimpan pekerjaan.
4. Atur Triger (Pemicu)
   Setelah Script ditambahkan, selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengatur perilakunya (Triger). Ini sangat menentukan bagaimana script itu dieksekusi.

   

   Sekarang, yang perlu dilakukan adalah menambahkan Triger. Pilih + Tambahkan Trigger, yang berada pada pojok kanan bawah.
   Atur trigger seperti berikut:

   • Pilih fungsi yang ingin dijalankan: afterFormSubmit
   • Pilih sumber acara: Dari Spreadsheets
   • Pilih jenis acara: Saat mengirim formulir